Так выглядят площадки для проведения праздников в Испании. По крайней мере, такими их видят наши заказчики — заказчики Casamiga Eventos.
Замки среди гор
Усадьба с большим садом на окраине леса
Особняки в средневековом стиле среди полей
Но чего они не видят?
Так это всей нашей организаторской работы по подбору Той Самой площадки. В этой статье мы рассказываем об определяющих факторах в выборе потенциальной площадки под мероприятие, что обязательно нужно выяснить перед арендой площадок в Испании.
Для этого мы выбрали 10 наиболее важных вопросов для рассмотрения, среди которых:
1. Есть ли соседи и до которого часа можно шуметь?
В Испании есть жёсткие ограничения по уровню шума, особенно в густонаселенных районах и городах. Перед проведением мероприятия, владелец площадки запрашивает разрешение на использование громкой музыки на улице после 23:00 — разрешение запрашивается у администрации района.
Однако, администрация не всегда предоставляет разрешение для шумных мероприятий.
Предварительно, организатор мероприятия также должен согласовать этот момент с соседями, предупредив их о планах «пошуметь» и получить предварительное согласие (как правило, в устной форме).
Если соседи будут категорически против «шума», а вы все же решитесь «пошуметь» — может возникнуть неприятный инцидент с вызовом полиции с их стороны на место мероприятия. Далее — стражи закона уже будут принимать решение по ситуации.
В Испании есть площадки, имеющие постоянное разрешение на проведение шумных мероприятий, но и в этом случае обязательно предусмотрено ограничение по времени: например, до 3 или 4 часов утра.
2. Можно ли договориться с хозяином площадки в случае форс-мажора?
На этапе переговоров с собственником площадки мы понимаем, насколько он гибкий и дружелюбный. Последнее важно в случае возникновения форс-мажора на мероприятии. Например: если во время праздника нам вдруг срочно понадобится что-то изменить; Сделать что-то, о чем мы не договаривались с хозяином; Пойдёт ли он нам навстречу?
3. Подходят ли пространства арендуемых нами помещений под нужды мероприятия?
Все помещения площадки должны быть подготовлены для работы наших профессионалов. Шикарный замок может оказаться испорчен, например, ужасной кухней. Мишленовские повара, которых мы приглашаем для кейтеринга, требуют соответствующих рабочих условий.
Всё ли, в конце концов, чисто?
Соблюдена ли гигиена помещений?
Все ли двери закрываются, и все ли окна открываются?
Мы все это проверяем, потому что необходимо осмотреть все арендуемое пространство до последнего чердака и подвала. Ведь иногда торжество не ограничивается банкетом, и мы расселяем гостей в гостиницу.
4. Какая высота у потолков?
Декорировать зал с высокими потолками и с низкими — две разные задачи. Конечно, в идеале потолки должны быть высокие, чтобы можно было поставить большую сцену и устроить музыкально световое шоу для гостей. Но если высота потолков не достаточная — это повод для замены декораций либо помещения.
5. Смогут ли к площадке подъехать большие грузовики?
Если нет удобного подъезда для грузовика, мы не сможем привезти, выгрузить (и затем загрузить назад) декорации и оборудование для крупного мероприятия. Соответственно, такие площадки не подходят для большинства наших ивентов.
6. Достаточно ли на площадке мебели?
Арендуемое под праздник пространство может быть недорогим, но пустым. Тогда мебель нужно привозить самостоятельно (арендовать или закупать), — а это дополнительные затраты ресурсов заказчика.
Или же площадка может стоить дороже, однако она уже будет прекрасно обставлена. Это существенно снимет дополнительные расходы с Заказчика.
7. Можно ли будет укрыться от дождя?
На случай дождя всегда должен быть план «Б». На территории площадки должно быть либо просторное крытое помещение, либо место для большого тента.
8. Занята ли площадка другим ивентом за день до нашего или после — на следующий день?
Это важно нам знать для понимания следующих организационных моментов:
Можем ли мы приехать на площадку заранее, чтобы разместить оборудование, поставить большую сцену и декорировать пространство?
После мероприятия — нам придется быстро собирать оборудование ночью или мы сможем разобрать аппаратуру в спокойном режиме на следующий день?
Сколько собственник возьмет с нас дополнительной платы, если мы приедем раньше или уедем позже?
9. Нужно ли арендовать под мероприятие весь отель?
Если мы проводим мероприятие в течение нескольких дней, то, как правило, арендуем для гостей весь отель. В этом случае обязательно в этом же отделе надо разместить нашу команду, чтобы мы смогли быть рядом 24 часа в сутки. К тому же размещение в одном отеле, как правило, дешевле для заказчика.
Так что красота площадки и доброжелательный собственник — далеко не определяющие факторы в выборе площадки нашей командой. Чтобы праздник по-настоящему удался, прошел с комфортом и высоким качеством услуг, мы как организаторы глубоко знакомимся с потенциальной площадкой и вникаем в каждый её нюанс. Один из наших примеров — организация фуршета в Европе на 50 человек.