Откройте скрытые аспекты аренды площадок для мероприятий в Испании. Узнайте, на что обращать внимание при выборе места для праздника, чтобы ваше событие прошло идеально.
Аренда площадок для проведения мероприятий в Испании на первый взгляд кажется простой задачей. Клиенты часто представляют себе красивые замки среди гор, усадьбы с садами на окраине лесов или величественные особняки в средневековом стиле. Но что скрыто за этой картинкой? Что остается незаметным для заказчиков?
Наша команда Casamiga Events проделывает огромную работу, чтобы найти идеальную площадку для каждого мероприятия. В этой статье мы расскажем о факторах, которые важно учитывать при выборе места для вашего события.
1. Соседи и уровень шума
Один из первых вопросов — можно ли на площадке шуметь и до какого времени? В Испании действуют строгие ограничения по шуму, особенно в населенных районах. Местные законы требуют получения разрешения на громкую музыку на улице после 23:00. Без этого мероприятия могут быть прерваны, а вызов полиции — не исключение.
Мы всегда заранее уточняем возможность организации поздних и шумных праздников. Перед проведением мероприятия, владелец площадки запрашивает разрешение на использование громкой музыки на улице после 23:00 — разрешение запрашивается у администрации района.
Однако, администрация не всегда предоставляет разрешение для шумных мероприятий.
Предварительно, организатор мероприятия также должен согласовать этот момент с соседями, предупредив их о планах «пошуметь» и получить предварительное согласие (как правило, в устной форме).
Если соседи будут категорически против «шума», а вы все же решитесь «пошуметь» — может возникнуть неприятный инцидент с вызовом полиции с их стороны на место мероприятия. Далее — стражи закона уже будут принимать решение по ситуации.
В Испании есть площадки, имеющие постоянное разрешение на проведение шумных мероприятий, но и в этом случае обязательно предусмотрено ограничение по времени: например, до 3 или 4 часов утра.
2. Гибкость хозяина площадки в случае форс-мажоров
При форс-мажорных обстоятельствах важно, чтобы владелец площадки был лояльным и открытым к изменениям. Будь то необходимость изменить план мероприятия в последний момент или дополнительные запросы — важно, чтобы собственник был готов идти навстречу. Мы заранее выясняем, насколько он гибок в таких ситуациях.
3. Соответствие помещений потребностям мероприятия
Зачастую красивые места могут скрывать недостатки, которые важны для организации мероприятия. Например, некачественные кухни могут быть непригодными для шеф-поваров, а грязные помещения могут испортить впечатление от праздника. Тот же, шикарный замок может оказаться непригодным для определенных видов мероприятий. Мишленовские повара, которых мы приглашаем для кейтеринга, требуют соответствующих рабочих условий.
Всё ли, в конце концов, чисто?
Соблюдена ли гигиена помещений?
Все ли двери закрываются, и все ли окна открываются?
Мы проверяем все детали: от чистоты до работы оборудования и доступа к необходимым удобствам. Ведь иногда торжество не ограничивается банкетом, и мы расселяем гостей в гостиницу.
4. Высота потолков
Высота потолков на площадке может стать важным фактором для декораций и технического оснащения. Высокие потолки позволяют установить сцены и световые шоу, в то время как низкие требуют корректировки дизайна или смены площадки.
5. Доступность для крупной техники
Площадка может быть идеальной по своему расположению, но если к ней невозможно подъехать на грузовике с оборудованием и декорациями, это серьезный минус. Мы всегда проверяем возможность подъезда для крупногабаритного транспорта.
Например, если нет удобного подъезда для грузовика, мы не сможем привезти, выгрузить (и затем загрузить назад) декорации и оборудование для крупного мероприятия. Соответственно, такие площадки не подходят для большинства наших ивентов.
6. Наличие мебели
Некоторые площадки могут быть недорогими, но пустыми, что потребует аренды или закупки мебели. Тогда мебель нужно привозить самостоятельно (арендовать или закупать), — а это дополнительные затраты ресурсов заказчика. Другие же, наоборот, предоставляют все необходимое оборудование и мебель, что значительно сокращает затраты. Мы учитываем эти моменты при выборе места.
7. План «Б» на случай дождя
Наличие плана «Б» на случай непогоды — обязательное условие. На площадке должна быть возможность провести мероприятие под крышей или установить большой тент.
8. Наличие других мероприятий на площадке
Занятость площадки перед и после вашего мероприятия — важный аспект для организации времени монтажа и демонтажа оборудования. Если накануне или на следующий день запланированы другие события, это может повлиять на ваш график. Это также важно нам знать для понимания следующих организационных моментов:
Можем ли мы приехать на площадку заранее, чтобы разместить оборудование, поставить большую сцену и декорировать пространство?
После мероприятия — нам придется быстро собирать оборудование ночью или мы сможем разобрать аппаратуру в спокойном режиме на следующий день?
Сколько собственник возьмет с нас дополнительной платы, если мы приедем раньше или уедем позже?
9. Нужно ли арендовать весь отель?
Если мероприятие длится несколько дней, аренда всего отеля для размещения гостей и команды организаторов может оказаться выгодным решением. Это обеспечивает удобство и экономит средства заказчика. В этом случае обязательно в этом же отделе надо разместить нашу команду, чтобы мы смогли быть рядом 24 часа в сутки. К тому же размещение в одном отеле, как правило, дешевле для заказчика.
Так что красота площадки и доброжелательный собственник — далеко не определяющие факторы в выборе площадки нашей командой. Чтобы праздник по-настоящему удался, прошел с комфортом и высоким качеством услуг, мы как организаторы глубоко знакомимся с потенциальной площадкой и вникаем в каждый её нюанс.
Наш подход к выбору площадок
Красота площадки и дружелюбие её владельца — лишь верхушка айсберга. Чтобы ваше мероприятие прошло на высшем уровне, мы учитываем все перечисленные нюансы и тщательно проверяем каждую деталь.